1. Propósito e Utilização do Google Spaces
O Google Spaces servirá como a plataforma central para as seguintes finalidades:
- Comunicação Interna Essencial Administrativa e Social: Anúncios da CETEFE, atualizações de políticas, comunicados de departamentos, notícias da organização e interações diárias entre equipes e colaboradores.
- Colaboração em Projetos: Espaço dedicado para discussões de projetos, partilha de documentos, atribuição e acompanhamento de tarefas, e registo de decisões.
- Armazenamento de Informações: Repositório centralizado para manter históricos de conversas, decisões importantes e documentos relevantes, facilitando o acesso e a referência futura.
- Comunicações Externas Controladas: Em casos específicos e com aprovação prévia, Spaces podem ser configurados para interagir com parceiros, fornecedores ou clientes, sempre com regras claras de acesso e confidencialidade.
2. Estrutura e Gestão de Spaces
2.1. Criação de Spaces
A criação de novos Spaces deve ser iniciada pelos gestores, equipe de trabalho e instituições parceiras, com aprovação da Gestão de Tecnologia da Informação e Comunicação (GTIC). Isso assegura que cada Space tenha um propósito bem definido e atenda a uma necessidade estratégica da empresa.
2.2. Nomenclatura e Organização
Para facilitar a localização e compreensão, a nomenclatura dos Spaces deve ser clara e padronizada. Recomendando o seguinte formato: `[Gestão/Área/Projeto ou Assunto]`.
- `GTIC`
- `RH`
- `Projeto Jovens Aprendizes`
2.3. Gestão de Membros e Acesso
- Inclusão de Membros: A inclusão de membros é feita exclusivamente pela Gestão de Tecnologia da Informação e Comunicação - GTIC.
- Privacidade: Os Spaces podem ser configurados como públicos (acessíveis a CETEFE) ou privados (acesso restrito apenas aos membros convidados). A escolha da privacidade deve ser baseada na sensibilidade do conteúdo e no público-alvo e será feita exclusivamente pela GTIC.
3. Boas Práticas de Comunicação Efetiva
3.1. Clareza, Concisão e Objetividade
Todas as mensagens devem ser diretas e objetivas. Evite jargões desnecessários e seja sempre claro quanto ao propósito da sua comunicação. Antes de enviar, pergunte-se: "A minha mensagem é facilmente compreendida e o objetivo está claro para o leitor?"
3.2. Assuntos e Organização de Conversas
Ao iniciar uma nova conversa, utilize um assunto claro, descritivo e relevante para o tópico. Isso permite que os participantes identifiquem rapidamente o tema e priorizem a leitura. Utilize a função de resposta em tópico para manter as discussões organizadas. Evite iniciar novas conversas para responder a tópicos já existentes, a fim de manter a continuidade do fluxo.
3.3. Partilha de Conteúdo
- Anexos: Utilize a função de anexar ficheiros para partilhar documentos, imagens ou outros recursos relevantes.
- Ligações para o Google Drive: Sempre que possível, dê preferência à partilha de ligações para documentos armazenados no Google Drive, garantindo que todos acedam à versão mais recente e evitando duplicidade de ficheiros.
3.4. Gestão de Notificações
Configure as suas notificações do Google Spaces de forma que receba alertas importantes sem ser sobrecarregado. Respeite também as configurações de notificação dos seus colegas.
3.5. Tom de Voz e Ética
Mantenha um tom de voz profissional, respeitoso e colaborativo em todas as interações. Evite linguagem informal excessiva, gírias ou abreviações que possam ser mal interpretadas ou que não se alinhem à cultura da empresa. Qualquer forma de assédio, discriminação ou comunicação ofensiva é estritamente proibida e será tratada de acordo com as políticas internas.
3.6. Confidencialidade e Segurança da Informação
Não partilhe informações confidenciais, sensíveis ou proprietárias em Spaces públicos ou com membros não autorizados. Para informações que exijam sigilo, utilize Spaces privados com acesso rigorosamente controlado ou outras ferramentas de comunicação seguras e aprovadas pela empresa.
3.7. Respeito ao Horário de Trabalho e Períodos de Uso
Evite enviar mensagens ou iniciar discussões importantes fora do horário de trabalho do colaborador, a menos que se trate de uma emergência real. Respeite o tempo de descanso fora da jornada de trabalho.
Horário de Uso Estipulado: O uso do Google Spaces para comunicações oficiais e colaboração é estipulado para os seguintes períodos, visando otimizar a atenção e resposta das equipes, devendo o colaborador respeitar a sua jornada de trabalho:
- Turno de 8h:
- Período da Manhã: Das 07:00 às 12:00
- Período da Tarde: Das 14:00 às 19:00
- Turno de 6h: De acordo com o estipulado em horário de trabalho
4. Responsabilidades & 5. Formação e Suporte
4.1. Responsabilidades dos Utilizadores
Todos os usuários do sistema de comunicação são responsáveis por aderir às orientações estabelecidas neste documento, manter a comunicação clara e profissional e utilizar o Google Spaces de forma eficiente e respeitosa.
4.2. Responsabilidades dos Administradores de Spaces
Os administradores de cada Space são responsáveis por garantir a organização, moderar discussões quando necessário, e gerir a lista de membros, removendo utilizadores inativos ou irrelevantes por meio da autorização da GTIC.
4.3. Responsabilidades da TI/Administração
A equipe da Gestão da Tecnologia da Informação e Comunicação (GTIC) é responsável por fornecer suporte técnico para o Google Spaces, gerir as configurações da plataforma e garantir a segurança e integridade dos dados.
5. Formação e Suporte
A CETEFE oferecerá formação e suporte contínuo para garantir que todos os colaboradores estejam familiarizados com as funcionalidades do Google Spaces e com as melhores práticas de comunicação. Em caso de dúvidas, problemas técnicos ou sugestões de melhoria, entre em contacto com a equipe de GTIC.
6. Uso do WhatsApp para Comunicação Rápida
O WhatsApp é reconhecido como uma ferramenta de comunicação rápida e instantânea, e o seu uso é permitido para comunicações não oficiais e informais, desde que respeite as seguintes orientações:
- Meio de Uso Restrito: O WhatsApp para fins de trabalho somente poderá ser utilizado através dos telemóveis corporativos fornecidos pela CETEFE, com comunicação controlada.
- Natureza da Comunicação: O WhatsApp deve ser utilizado apenas para mensagens rápidas, lembretes, coordenação pontual e informações de caráter imediato que não exijam registo formal ou histórico detalhado. WhatsApp não é um Canal Oficial: O WhatsApp não é um canal de comunicação oficial da CETEFE. Decisões importantes, registros oficiais e discussões administrativas devem ser feitas exclusivamente no Google Spaces ou em outras ferramentas oficiais da CETEFE.
- Horário de Uso: O uso do WhatsApp para fins de trabalho deve restringir-se aos horários de trabalho estipulados neste documento (07:00 às 12:00 e 14:00 às 19:00 ou de acordo com a carga horária individual), devendo o colaborador utilizar o WhatsApp, dentro da sua jornada de trabalho. Evite enviar mensagens relacionadas ao trabalho fora desses horários, a menos que seja uma emergência devidamente justificada.
- Grupos de Trabalho: Grupos de WhatsApp podem ser criados para equipes ou projetos específicos, mas devem ter um propósito claro e limitado. A criação e gestão desses grupos devem ser feitas de forma consciente para evitar sobrecarga de informações e será por meio da GTIC.
- Privacidade e Segurança: Esteja ciente dos riscos de privacidade ao partilhar informações via WhatsApp. Não partilhe dados sensíveis, confidenciais ou proprietários da CETEFE nesta plataforma.
- Respeito e Profissionalismo: Mantenha um tom de voz respeitosa e profissional, mesmo em comunicações mais informais. Evite o uso excessivo de gírias, memes ou conteúdos que possam ser inadequados para o ambiente de trabalho.
7. Uso do E-mail Corporativo (Oficial e Obrigatório)
O e-mail corporativo é o meio oficial e obrigatório para todas as comunicações formais, profissionais e confidenciais da CETEFE, tanto internas quanto externas.
- Uso Exclusivo do E-mail Corporativo: É expressamente proibida a utilização de e-mails pessoais (e.g., Gmail, Outlook.com, Yahoo) para qualquer comunicação relacionada às atividades da CETEFE. Todas as interações profissionais, incluindo o envio e recebimento de documentos, informações de projetos, comunicações com clientes, fornecedores e parceiros, devem ser realizadas exclusivamente através do e-mail corporativo fornecido pela CETEFE e Instituição Parceira.
- Segurança e Confidencialidade: O e-mail corporativo é configurado com medidas de segurança e políticas de privacidade que garantem a proteção dos dados da CETEFE. O uso de e-mails pessoais compromete essa segurança e a confidencialidade das informações da empresa.
- Registo e Auditoria: As comunicações realizadas via e-mail corporativo são registadas e podem ser auditadas conforme as políticas internas da CETEFE, garantindo conformidade e rastreabilidade. E-mails pessoais não oferecem essa capacidade.
- Responsabilidade do Utilizador: Cada colaborador é responsável por utilizar o seu e-mail corporativo de forma profissional e por garantir que todas as comunicações de trabalho sejam efetuadas através deste canal. Em caso de dúvidas, contacte o suporte de GTIC.
8. Videoconferências (Oficiais)
As videoconferências são cruciais para a nossa colaboração. Para garantir a qualidade, segurança e profissionalismo, foram estabelecidas as seguintes normas sobre plataformas e equipamentos.
- Plataformas Oficiais: As videoconferências devem ser realizadas utilizando Google Meet ou Zoom, que são as ferramentas oficiais aprovadas pela CETEFE para este fim.
- Para reuniões que necessitem de gravação, o Zoom será obrigatoriamente utilizado, devido às suas funcionalidades de gravação e armazenamento seguras.
- Equipamentos Fornecidos pela Empresa: A CETEFE providenciará os equipamentos necessários para a realização de videoconferências de qualidade, tais como headsets e/ou webcams, no início do contrato de trabalho.
- Uso de Equipamentos Particulares: Não será autorizado o uso de equipamentos particulares (headsets, webcams, celulares, etc.) para a participação em videoconferências oficiais da CETEFE, salvo em situações pontuais e excecionais que sejam expressamente autorizadas pela CETEFE, garantindo a segurança e a padronização.
- Boas Práticas em Videoconferências:
- Ambiente Adequado: Escolha um local tranquilo, bem iluminado e com o mínimo de interrupções.
- Áudio e Vídeo: Teste o seu áudio e vídeo antes do início. Mantenha o microfone em silêncio quando não estiver a falar para evitar ruídos.
- Apresentação Pessoal: Mantenha uma postura profissional, tal como faria numa reunião presencial.
9. Métodos de Contacto com a CETEFE
Não é permitido ao colaborador fazer ligação telefónica diretamente para a CETEFE, exceto aos números corporativos. O contato deverá ser feito através de solicitação via e-mail ou por meio do uso do Google Spaces, garantindo o registo formal e a organização das comunicações.